Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Представительские расходы нормируются в размере в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговый кодекс утверждает: если бизнес хочет отнести затраты на встречу, собрание или другое мероприятие к представительским, оно должно проходить в формате «официального приёма и обслуживания». Но что конкретно понимать под таким событием, закон не поясняет.
Какими документами учреждение может подтвердить представительские расходы?
Расходы учитываются в составе представительских согласно п. 2 ст. 264 НК РФ при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов, подтверждающих расходы на проведение деловых ужинов в рамках переговоров с клиентами, в том числе с потенциальными, во время служебных командировок, при условии их соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (см. Письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).
Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться:
1) приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
2) смета представительских расходов;
3) первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
4) отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
-
цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
-
иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
В каком порядке производится нормирование представительских расходов?
В соответствии с абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Отметим, что сумма расходов на оплату труда при исчислении указанной нормы устанавливается исходя из состава расходов на такие цели, определенные на основании ст. 255 «Расходы на оплату труда» НК РФ. При этом следует обратить внимание на то, что перечень расходов на оплату труда в данной статье намного шире, чем состав расходов, отражаемый в бухгалтерском учете по счету 302 11 000 «Расчеты по заработной плате».
В частности, в состав расходов на оплату труда в целях исчисления налога на прибыль включены все суммы, начисленные работникам, в том числе не состоящим в штате организации, за работы по гражданско-правовому договору в денежной и (или) натуральной форме, начисления стимулирующего характера, начисления компенсационного характера, вознаграждения, надбавки, единовременные поощрительные начисления, другие расходы, предусмотренные ст. 255 НК РФ, в том числе суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного и добровольного страхования.
Учёт представительских издержек
О представительских расходах как таковых мы говорим в рамках налогового учёта. В бухгалтерском такие издержки принимают за затраты по обычным видам деятельности бизнеса.
Когда мероприятие организуют ради увеличения прибыли, издержки проводят в учёте по дебету 44. Когда цели деловой встречи не связаны преимущественно с прибылью, затраты можно провести по счетам 20, 26.
Например, издержки оформляют так:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 44 (20, 26) | 60 (76) | Учёт издержек |
| 19 | 60 (76) | Выделение НДС по издержкам |
| 68 | 19 | Принятие НДС к вычету в рамках затрат, учтённых в прибыли |
| 60 (76) | 51 (71) | Оплата услуг или продукции, приобретенных для официального мероприятия |
Перечень представительских трат
В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».
Если же говорить конкретнее, то под расходами на официальный прием понимаются траты непосредственно на его проведение, т. е. на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия. Получается, что деловое мероприятие может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед в ресторане носил деловую направленность. Более того, при должном оформлении представительским мероприятием может являться и ужин в ресторане, в том числе с потреблением алкогольных напитков (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Стоимость алкоголя чиновники разрешают также относить к представительским расходам (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).
Что касается расходов на обслуживание приглашенных лиц, которые также относятся к представительским расходам, то под ними подразумеваются не абсолютно все расходы, а только:
- на транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.
Налоговый учет представительских расходов
В целях уменьшения налога на прибыль (в составе прочих расходов) норма признания представительских расходов (данная статья затрат нормирована) не должна превышать 4% от расходов на оплату труда за отчетный налоговый период, в котором совершалось мероприятие. «Входной» НДС принимается к вычету в сумме признания представительских расходов для учета налогообложения прибыли. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.
Какие расходы относятся к представительским
Итак, к представительским расходам разрешено отнести затраты, связанные с:
- Официальным приемом (например, завтрак, обед, ужин) представителей организаций-партнеров при участии представителей организации. Отметим, что гостей можно повести в ресторан (кафе) или закупить продукты и приготовить угощение самостоятельно.
- Транспортным обеспечением мероприятия — доставка представителей контрагентов и представителей встречающей стороны к месту проведения мероприятия и обратно. Если партнеры компании приезжают из другого города, в составе представительских расходов можно учесть их доставку до места проведения встречи из гостиницы.
- Буфетным и кейтеринговым обслуживанием деловых партнеров и представителей самой компании во время переговоров.
- Услугами сторонних (нештатных) переводчиков. В данный подвид представительских расходов включается перевод иностранной речи участников мероприятия, а также перевод печатных текстов.
Особенности учета представительских расходов
Представительские расходы учитываются при расчете налога на прибыль с учетом ограничений, так как относятся к нормируемым расходам и уменьшают налоговую базу в пределах 4% от расходов на оплату труда.
Бухгалтерские записи будут выглядеть так:
- Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетному лицу через кассу или перечислены на карту;
- Дт 26 (44) Кт 71 — отражение представительских расходов;
- Дт 19 Кт 71 — учет НДС по представительским расходам через подотчетника.
Если представительские расходы совершены через приобретение товаров (работ, услуг) у сторонней организации, в бухучете отразите их так:
- Дт 60 Кт 51 — перечислены деньги поставщику;
- Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги (товары);
- Дт 19 Кт 60 — выделен НДС по полученным товарам (работам или услугам).
Какие расходы считаются представительскими для целей налогообложения?
Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и им посвящены две нормы – пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ, в которых раскрывается понятие таких расходов, дается их перечень.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:
-
представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
-
участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
В данной норме приведен перечень расходов, относимых к представительским:
-
расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
-
расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
-
расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
-
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Особенности учета представительских расходов
Представительские расходы учитываются при расчете налога на прибыль с учетом ограничений, так как относятся к нормируемым расходам и уменьшают налоговую базу в пределах 4% от расходов на оплату труда.
Бухгалтерские записи будут выглядеть так:
- Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетному лицу через кассу или перечислены на карту;
- Дт 26 (44) Кт 71 — отражение представительских расходов;
- Дт 19 Кт 71 — учет НДС по представительским расходам через подотчетника.
Если представительские расходы совершены через приобретение товаров (работ, услуг) у сторонней организации, в бухучете отразите их так:
- Дт 60 Кт 51 — перечислены деньги поставщику;
- Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги (товары);
- Дт 19 Кт 60 — выделен НДС по полученным товарам (работам или услугам).
Представительские расходы относятся к проведению деловых встреч, переговоров и заседаний руководящих органов компании. В НК РФ установлен их перечень для расчета налога на прибыль и норма – 4% от фонда оплаты труда. При использовании специальных налоговых режимов представительские расходы списать нельзя.
Некоторые формулировки НК РФ в этой области допускают неоднозначное толкование, поэтому по поводу представительских расходов у бизнесменов часто возникают споры с налоговиками.
НДС по представительским расходам можно взять к вычету только в той части, которая была принята для расчета налога на прибыль.
Документы, необходимые для учета представительских расходов в 2024 году
Для учета представительских расходов в 2024 году необходимо иметь следующие документы:
- Финансовые документы, подтверждающие расходы:
- Накладные или счета от поставщиков товаров и услуг, на которые были совершены расходы.
- Копии кассовых чеков или квитанций об оплате.
- Договоры или договорные соглашения с контрагентами, описывающие предмет и стоимость услуг.
- Банковские выписки, отражающие переводы и платежи, совершенные по представительским расходам.
- Списки сотрудников или гостей, которые были включены в представительские мероприятия.
- Протоколы или отчеты о проведенных мероприятиях.
- Фотографии или видеозаписи, подтверждающие участие сотрудников или гостей в мероприятиях.
- Служебные записки или соответствующие приказы о назначении представительских расходов.
- Положения о порядке использования представительских средств в организации.
- Утвержденные бюджеты и сметы расходов.
- Отчеты сотрудников о проведенных представительских мероприятиях с указанием даты, места, цели и стоимости.
- Расходные квитанции, подтверждающие совершенные расходы.
- Служебные записки с комментариями руководства об обоснованности и целесообразности расходов.
Необходимо иметь все указанные документы для обеспечения правильного и полного учета представительских расходов в 2024 году.
Контроль и аудит представительских расходов: важные моменты для соблюдения законодательства
1. Определение представительских расходов.
Представительские расходы – это затраты, понесенные организацией на предоставление различных видов услуг, подарков или развлечений с целью установления и поддержания деловых отношений с клиентами, партнерами и другими заинтересованными сторонами.
2. Законодательные требования.
Организации обязаны соблюдать законодательство, связанное с представительскими расходами, включая:
- Налоговый кодекс, в котором прописаны правила учета и отражения представительских расходов;
- Гражданский кодекс, который регулирует правовые отношения, возникающие при представительских расходах;
- Трудовое законодательство, определяющее порядок компенсации расходов сотрудникам организации;
- Антикоррупционное законодательство, направленное на предотвращение взяточничества и неправомерного использования представительских расходов.
3. Обязательная документация.
Для корректного учета представительских расходов необходимо соблюдать правила по составлению и хранению документов, включая:
- Договоры и счета, подтверждающие предоставление услуг или покупку подарков;
- Квитанции и чеки организаций, оказывающих различные виды услуг (рестораны, гостиницы и т.д.);
- Служебные записки и директивы, описывающие цель и основание представительских расходов;
- Отчеты о представительских расходах, составленные сотрудниками, понесшими эти расходы.
4. Важность внутреннего контроля.
Организации должны иметь эффективные системы внутреннего контроля для предотвращения злоупотреблений и незаконного использования представительских расходов. Это включает:
- Четкую политику по использованию представительских расходов;
- Установление предельных лимитов на представительские расходы;
- Разработку процедур утверждения представительских расходов;
- Проведение периодической проверки и аудита представительских расходов;
- Обучение сотрудников правилам использования представительских расходов.
Соблюдение законодательства и внутреннего контроля по представительским расходам позволит организациям избежать непредвиденных финансовых и репутационных проблем.
Список расходов на представительство
Для правильного учета представительских расходов в 2024 году необходимо иметь следующие документы:
- Квитанции и счета на оплату банкетов, фуршетов и других мероприятий, проведенных компанией в рамках представительства.
- Договоры с поставщиками услуг по предоставлению банкетных залов, ресторанов, кейтеринговых и прочих услуг на мероприятиях представительства.
- Документы, подтверждающие затраты на подарки и сувениры для важных контрагентов, клиентов и партнеров компании.
- Чеки и квитанции на оплату проезда и проживания сотрудников компании, осуществляющих представительство.
- Копии документов, свидетельствующих о проведенных встречах и переговорах в рамках представительства, например, протоколов или служебных записок.
- Финансовые отчеты и счета-фактуры от поставщиков услуг и товаров, используемых в рамках представительства.
- Документы, связанные с организацией и проведением конференций, выставок и других мероприятий, на которых представляется компания.
- Документы, подтверждающие проездные расходы, связанные с представительством, например, билеты на самолет, железнодорожные билеты и другие.
Помимо указанных документов, следует также иметь в распоряжении соответствующие доверенности и полномочия на представительство от компании.
Документы подтверждающие связь расходов с деятельностью
В бухгалтерии очень важно подтвердить связь между представительскими расходами и деятельностью компании. Для этого необходимо собрать определенный перечень документов:
- Договоры и счета – основные документы, подтверждающие совершение расходов и заключение всех необходимых сделок с поставщиками услуг. В них должна быть указана информация о предоставляемых услугах и сроках выполнения.
- Акты выполненных работ – подтверждают выполнение услуги или предоставление товара. В актах должны быть указаны объем и качество выполненной работы, а также подпись ответственного лица.
- Документы о командировках – если представительские расходы связаны с командировкой сотрудника, необходимо предоставить документы, подтверждающие перелеты, проживание в гостинице и другие связанные расходы.
- Документация о мероприятиях – если расходы связаны с организацией мероприятий, необходимо предоставить документы, подтверждающие это. Это могут быть договоры с арендодателями, счета на оплату услуг, фотографии и видеозаписи мероприятий и другие документы.
- Документы о предоставленных подарках и промо-материалах – если расходы связаны с дарениями и раздачей промо-материалов, необходимо иметь документы, подтверждающие это. Это могут быть квитанции об оплате подарков, накладные на остатки промо-материалов.
Соблюдение этой документальной базы может помочь предотвратить возможные налоговые и финансовые проблемы и обеспечить связь всех расходов с деятельностью компании.
Необходимые бухгалтерские документы
При учете представительских расходов в 2024 году необходимо иметь следующие бухгалтерские документы:
1. Договор или соглашение о предоставлении услуг
Документ, подтверждающий условия предоставления услуг представителями, включая сроки, объем работы и стоимость услуг.
2. Счет-фактура
Официальный документ, выставляемый поставщиком товаров или услуг, содержащий информацию о наименовании товара или услуги, их стоимости, налоговом номере поставщика и другую необходимую информацию.
3. Кассовая книга
Документ, в котором записываются все расходы, связанные с представительскими расходами. Кассовая книга должна содержать информацию о сумме расхода, дате и основании для расхода.
4. Банковские выписки
Выписки из банковского счета представителя, подтверждающие осуществление платежей по представительским расходам.
5. Налоговые декларации
Документы, представляемые в налоговые органы для учета представительских расходов и расчета налоговых обязательств.
Уточните требования и порядок ведения бухгалтерии с вашим бухгалтером или финансовым консультантом.