Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Торг-12: что это такое и как он выглядит правила оформления товарной накладной и требования к документу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Формированием ТН занимаются сотрудники бухгалтерии, склада или другие работники компании, наделенные таковыми полномочиями. Единого образца, по которому требовалось бы составлять такую документацию, не существует. Можно придерживаться имеющегося общего шаблона или сформировать собственный вариант. Число строк и таблиц не регламентируется, если нужно, будет несложно уменьшить или, наоборот, — увеличить.
Что это за документ — унифицированная форма ТОРГ 12: требования к оформлению
Осуществляя торговлю, совсем необязательно придерживаться установленного типа составления. Лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью и коммерческие организации имеют право модернизировать утвержденные бланки, соблюдая при этом обязательные требования. Таким образом, можно сформировать ТН, полностью соответствующую собственным предпочтениям и особенностям бизнеса. Сделать это возможно одни из двух доступных способов:
- путем внесения дополнений в унифицированный образец (проставить добавочные реквизиты, необходимые для более полного отражения хозяйственной деятельности предприятия);
- составить совершенно новый, ранее не задействованный вариант.
Что такое накладная ТОРГ-12
Товарная накладная ТОРГ-12 — первичный документ учета отпуска ТМЦ. Форма и методические указания разработаны Постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132 “ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ”. Хоть документ и принят на государственном уровне, его применения носит рекомендательный характер. Такую поправку приняли 1 января 2013 года. До этого времени использование унифицированной формы было обязательным к применению.
Сейчас предприниматели не обязаны применять установленную форму и могут разрабатывать собственные. Однако на практике так никто не делает. Зачем изобретать велосипед, если все давно придумали за вас? К тому же, форма в целом удобна и содержит все данные, нужные для учета.
Важность товарной накладной
Когда товары доставляются службой доставки (например, курьерской службой или службой продавца), покупатель должен подписать товарную накладную. Это распространяется на любые ситуации, включая доставку посылки частному лицу из другого города или поставку замороженных пельменей в продовольственный магазин. Если предприниматель заказывает определенное количество товара, ему также должна быть выдана соответствующая товарная накладная. Подписывая накладную, покупатель подтверждает получение товара и отсутствие претензий к поставщику.
Кроме того, чтобы подтвердить расходы, связанные с приобретением товаров, необходимо иметь соответствующую сопроводительную документацию — эту функцию и выполняет товарная накладная. Это особенно важно для предприятий, работающих в рамках основной или упрощенной системы налогообложения, так как налоговая инспекция может потребовать доказательств расходов. Подписывая товарную накладную, покупатель подтверждает получение товара и факт его оплаты, что позволяет использовать этот документ в качестве доказательства расходов при подаче налоговой отчетности.
Товарная накладная на реализацию
Для передачи прав на товары от одного лица к другому на возмездной основе необходима соответствующая документация. В ТОРГ-12 указываются данные о перемещении товаров со склада и информация о расчетах с покупателем.
Товарная накладная оформляется компанией-продавцом и содержит реквизиты организации. Покупатель получает товар и производит оплату в момент отгрузки.
В графах «Плательщик» и «Грузополучатель» указываются следующие данные:
- Название компании;
- Местонахождение компании (адрес);
- Банковские реквизиты.
- Товарная накладная на отгрузку
Часто задаваемые вопросы о товарной накладной ТОРГ-12
Какая форма может быть у товарной накладной ТОРГ-12?
Товарная накладная ТОРГ-12 может быть представлена как в распечатанном виде, так и в электронном формате, требующем заверения электронной подписью.
Какие обязательные реквизиты должны присутствовать в товарной накладной ТОРГ-12?
В товарной накладной ТОРГ-12 должны быть указаны наименование продающей компании, информация о покупающей компании, а также описание продукции с указанием веса, количества и стоимости.
Можно ли использовать свой собственный шаблон для оформления товарной накладной ТОРГ-12?
Да, можно использовать имеющийся общий шаблон или разработать собственный вариант оформления товарной накладной ТОРГ-12.
Сколько экземпляров товарной накладной ТОРГ-12 необходимо заполнять?
Товарная накладная ТОРГ-12 заполняется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у продавца, а другой отправляется покупателю.
Какие лица должны подписывать товарную накладную ТОРГ-12?
Товарная накладная ТОРГ-12 должна быть подписана работником, отпускающим груз, главным бухгалтером и ответственным за приемку товара.
Какие сведения содержит товарная накладная
Унифицированная форма ТОРГ-12 содержит следующие сведения:
- Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
- Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
- Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
- Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС.
- Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
- Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.
Однако если полномочия грузополучателя не подтверждены, у него возникают риски по доначислению налогов. Ведь унифицированная форма накладной ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации (Постановление Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132). Это означает, что, если нет доказательств обратного, в соответствии с данной накладной именно грузополучатель должен оприходовать товар. При этом плательщиком он не является, и кредиторской задолженности у него не возникает.
Одним из основных реквизитов первичных документов являются подписи лиц, ответственных за совершение операции в соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В рассматриваемой ситуации в первичном документе, дающем право принять товар на учет, в строке «Грузополучатель» будет стоять печать и подпись той фирмы, что реально принимала товар. Может ли такой документ служить основанием для оприходования товара покупателем? Если покупатель докажет, что лицо, подписавшее ТОРГ-12, действовало в качестве его уполномоченного представителя, то может. Для этого фирма-покупатель должна выписать компании-грузополучателю доверенность на получение товара от поставщика, согласно пункту 1 статьи 182 Гражданского кодекса.
Такой вариант предусмотрен Методическими рекомендациями, утвержденными письмом Комитета по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5. В пункте 2.1.1 Методических рекомендаций сказано, что движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой). Накладная может выступать как приходным, так и расходным документом. Ее должны подписывать материально-ответственные лица, сдавшие и принявшие товар. Также накладная должна быть заверена круглыми печатями поставщика и получателя.
В соответствии с пунктом 5 статьи 185 Гражданского кодекса доверенность подписывает руководитель фирмы-покупателя или другое лицо, уполномоченное на это учредительными документами фирмы. Также на доверенности необходимо поставить печать организации. Кроме этого, доверенность должна содержать следующие данные: дату составления, реквизиты представителя и предоставляемого, а также существо полномочий.
Организация-покупатель не имеет права принимать к учету документ, не соответствующий утвержденной форме либо с неправильно заполненными реквизитами. Следовательно, она не может уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль на сумму стоимости товара, указанной в такой накладной, и принимать к вычету НДС.
Исходя из того, что основанием для передачи товара является договор, в графе «Грузополучатель» должны отражаться данные лица, являющегося покупателем или получателем, указанным в договоре поставки. Поэтому в строке «Груз получил грузополучатель» должна стоять подпись лица, являющегося конечным получателем (покупателем), либо лица выступающего от его имени.
Кто его составляет и подписывает На основании закона №402 ФЗ «О бухгалтерском учете» и на основании документа №63-ФЗ «Об электронной подписи» накладная может быть сформирована и храниться как в бумажной, так и в электронной форме. При этом не так давно Федеральная Налоговая Служба утвердила формат файла XML, в котором каждый налогоплательщик сможет направить его в ФНС, используя интернет.
Попытка ФНС упростить составление обязательных форм первичной бухгалтерской документации привела к созданию универсального передаточного документа (УПД). По сути, этот бланк представляет собой товарную накладную с элементами счета-фактуры. Без противоречия обязательным нормативам форма УПД выполняет функции счета-фактуры, поэтому её не нужно будет потом оформлять отдельно.
В строке 2б счета-фактуры КПП пропишите обособленного подразделения, а в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» – его реквизиты. Аналогично оформляйте счета-фактуры при выполнении работ (оказании услуг). Единственная особенность – правила заполнения строки 3 «Грузоотправитель и его адрес»: в ней нужно поставить прочерк.
- Там, где должен быть указан код товара, фирма проставляет его на основании прайса. Он может быть также проставлен на основании классификатора продукции. Однако данный реквизит носит рекомендательный, а не обязательный характер.
- Обязательно должны быть заполнены единицы измерения. Для этого также необходим классификатор.
- Вид упаковки может быть, например, ящиком. Количество товара в одной упаковке проставляется в колонке «количество в одном месте». То, сколько будет отгружаться упаковок в целом, указывается в графе «количество мест».
- Колонка «масса» заполняется только в том случае, когда речь идет о весовом, а не о штучном товаре.
- Цена продукции указывается в соответствующей колонке без учета налога на добавленную стоимость. В графе 13 проставляется ставка налога. В большинстве случаев она равна 18%. В следующей графе проставляется сама сумма рассчитанного налога. И в последней графе проставляется стоимость товара с учетом НДС.
- В поле Итого проставляется суммарный итог от всех строк, соответствующих товарам.
Правила требуют указывать в счетах-фактурах полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес. Так как при этом не уточняется, что следует понимать под почтовым адресом, то на основании п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.
Так, если в письме от 14.12.2007 N 03-01-15/16-453 финансовый орган придерживался мнения, что в строке 4 «Грузополучатель и его адрес» указывается адрес покупателя в соответствии с его учредительными документами только в том случае, если покупатель и грузополучатель являются одним и тем же лицом и адрес по месту нахождения покупателя, указанный в учредительных документах, совпадает с почтовым адресом.
Товарная накладная ТОРГ-12 – оформление
Заполнение документа – несложная процедура, но она сопровождается определенными нюансами. Первая строка в форме – «Грузоотправитель». Здесь прописывается наименование, реквизиты, ОКПО, ОКВЭД. В качестве грузоотправителя могут выступать:
- компания-продавец в случае, если она выступает в роли отправителя груза. На крупных предприятиях в качестве грузоотправителя может выступать обособленное подразделение (ОП). В этом случае прописывается наименование предприятия, а в строке «Структурное подразделение» – название ОП. Если у подразделения отсутствует расчетный счет, то в форме указываются банковские реквизиты организации;
- стороннее предприятие, которые выступает как отправитель продукции, товара. Такая ситуация часто встречается, если груз отпускается со склада изготовителя, а не продавца.
Приемка товара по ТОРГ-12
Если документ составлен в бумажном виде, то проверка осуществляется следующим образом: сотрудник, ответственный в организации за приемку и хранение ТМЦ, сверяет поставленную продукцию с данными, указанными в накладной и, если все позиции соответствуют условиям поставки, ставит свою подпись в графе «Груз получил». Затем он передает бумагу на проверку в бухгалтерию.
Если организация-заказчик получает товар по документу, составленному поставщиком в электронной форме, то процедура приемки выглядит так:
- Поставщик создает накладную, подписывает ее своей электронной подписью и направляет онлайн в бухгалтерию заказчика.
- Заказчик получает электронный вариант унифицированной формы ТОРГ-12.
- Распечатывает документ, проверяет правильность заполнения и передает ответственному лицу для сверки товара с накладной.
- Материально ответственное лицо сверяет данные приходной документации с поставленной продукцией и подписывает документ.
Как оформлять возврат товара
Возврат поставленной продукции допускается, только когда процедура возврата производится в соответствии с действующим законодательством и строго прописана в контракте или договоре.
Гражданский кодекс РФ закрепляет право заказчика вернуть поставщику товары, если обнаружится, что они не соответствуют требованиям контракта (в том числе и документации о закупке), качественным характеристикам, а также заявленным ассортименту, комплектации и упаковке (п. 2 ст. 475, п. 3 ст. 468, п. 2 ст. 480, п. 3 ст. 482 ГК РФ).
В гражданском законодательстве нет прямого запрета на возврат поставленных и принятых товаров надлежащего качества. Продукция может быть возвращена по частям или в полном объеме, даже когда заказчик перечислил денежные средства поставщику. В государственном контракте, договоре или дополнительном соглашении можно указать и такие причины возврата поставленной продукции:
- необходимость обновления ассортимента;
- истекший срок годности;
- задержанная оплата;
- невозможность продажи или реализации поставленных товарно-материальных ценностей;
- обнаружение несоответствия качественных характеристик товара целям, запросам и потребностям заказчика и проч.
После поставки товарной партии заказчик в обязательном порядке проверяет комплектацию, количество, качество и упаковку в процессе или после приемки товарно-материальных ценностей, такое требование указано в п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ.
Какой бланк использовать
Бюджетные учреждения используют унифицированный бланк по ОКУД 0330212, который утвержден Постановлением Госкомстата № 132 от 25.12.1998. Но применять его не обязательно. Организация вправе самостоятельно разработать удобный бланк и утвердить его в учетной политике (ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Унифицированная форма накладной ТОРГ-12 имеет преимущества:
- структура проста, удобна и понятна;
- полностью отвечает законодательным требованиям к составлению и ведению документации;
- послужит доказательством в спорной ситуации (например, при выявлении претензий к качеству поставленной продукции);
- подтверждает получение товара, работы или услуги;
- считается обоснованием для принятия НДС к вычету;
- подтверждает продолжительность гарантийного срока.
Всегда ли обязательна ТН
По правилам бухучета всякая торговая операция организации и ИП должна сопровождаться выпиской товарной накладной, причём неважно, насколько высокой ценой обладают передаваемые материальные ценности. Несмотря на это, многие не могут точно ответить, когда нужно заполнять накладную обязательно, ведь чаще всего покупателями выступают обычные граждане, которым эта бумага не нужна.
Совет. Во время оформления сделки с контрагентами, особенно когда речь идёт о крупной поставке, очень важно правильно составить все первичные документы, в том числе, ТН. Бумага поможет в будущем подтвердить расход перед налоговым органом, что позволит снизить налоговую нагрузку. Отсутствие ТН вызовет лишние вопросы, создаст ненужные проблемы.
Что касается расчётов с физическими лицами, то здесь применяется другой первичный документ – кассовый чек. Уже совсем скоро работать с контрольно-кассовой техникой придется всем предпринимателям, занятым в розничной торговле.
На каком этапе отгрузки товара формируется накладная
Накладная составляется непосредственно в момент совершения сделки.
Поскольку на ее основе проходят бухгалтерские проводки, к ее заполнению следует относиться очень внимательно. В частности нежелательно допускать в накладной какие-то ошибки и неточности, делать исправления.
И уж совсем нельзя вносить в бланк недостоверные или заведомо ложные сведения – при вскрытии таких фактов контролирующими органами, ответственные лица или даже организация могут понести серьезное административное наказание, в виде крупных штрафов.
Также следует иметь ввиду, что в некоторых случаях накладная может обрести статус юридически значимого документа – когда какая-либо из сторон в силу каких-то неблагоприятных обстоятельств надумает обратиться в суд.
Какой документ можно считать документом о приемке по ФЗ?
Акт приема-передачи товара – это официальный документ, подтверждающий факт приема заказчиком товара от исполнителя. Он оформляется в порядке, установленном ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и содержит информацию о том, каким образом и в каком состоянии товар был принят, а также указывает на возможные некачественные товары или нарушения условий поставки.
Акт приема-передачи товара должен быть оформлен письменно и подписан обеими сторонами – заказчиком и исполнителем. Он может включать в себя такие сведения, как дата и время приемки товара, его количество, суммарную стоимость, а также указания о предоставлении гарантийного обслуживания или возможности возврата товара.
В случае возврата товара или выявления некачественного товара, акт приема-передачи может быть использован как доказательство возврата или обмена товара.
Таким образом, акт приема-передачи товара является ключевым документом, подтверждающим факт и условия приемки товара по ФЗ.
Для чего нужна товарная накладная
Товарная накладная необходима всем участникам сделки купли-продажи. С помощью этого документа покупатель может сверять выгружаемую продукцию (количество, объем, качество и т.д.) со сведениями, приведенными в нем, а продавец может учитывать товар, оставшийся на складе.
В тех случаях, когда приобретатель товара недоволен его качеством или иными параметрами, он может при помощи этого документа вернуть всю партию товара или заменить его на аналогичную продукцию. В случае возникновения спорных ситуаций, требующих разрешения в судебном порядке, товарная накладная обретает юридическую силу и служит доказательством в суде.
Довольно часто этот вид документа используют в своей работе и водители-экспедиторы, перевозчики товара, для которых он является своего рода «охранительной грамотой», удостоверяющей то, что товар не был украден, а транспортируется на законных основаниях. В момент отгрузки продукции водители передают товарную накладную от отправителя к грузополучателю.