Как прошивать документы в 3 дырки схема иголкой

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как прошивать документы в 3 дырки схема иголкой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

• приказы (как общие, так и личные);
• штатное расписание;
• отчеты (например, авансовый отчет);
• счет-фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• ведомости.

Как правильно прошивать документы

Если есть возможность, стоит использовать специальные приборы, такие как станок для прошивки или переплетную машинку.

Способ прошивки зависит от места предоставления. Организации, которые требуют подавать документы в сшитом виде, обычно дают подробные указания на этот счет. Некоторые из них допускают использование папок-скоросшивателей и степлера. Другие принимают документы, только если они прошиты в определенное количество дырок, и имеют заполненный титульный лист.

Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.

Для сшивания бумаг в 2 дырки понадобятся такие инструменты: нитка, дырокол. Также можно воспользоваться толстой иглой. Протыкать отверстие следует вдоль левого края.

Cшиватель для документов, назначение

После того как проколы сделаны, в иголку вдевается нитка. Слишком длинную нить вдевать нет необходимости, так как все равно придется отрезать излишки. Для улучшения понимания — дыркам на листах присвоены порядковые номера от одного до трех сверху вниз. Первоначально иголкой продевается стопка листов через отверстие №2 по направлению к лицевой стороне.

Сшивка документации в 5 дырок используется очень редко. Обычно к ней прибегают, когда книга имеет нестандартный размер или же документы, помещённые в неё, очень важные, нуждающиеся в строгой отчётности и особенном хранении.

Главное, чтобы договор был подписан уполномоченными лицами в принципе. Ведь перед подписанием стороны проверяли текст документа и пошли на эту сделку.

После этих действий необходимо выполнить следующие манипуляции:

1. Установите на дыроколе ограничитель, таким образом, чтобы расстояние до центра крайнего колющего элемента составляло 68 мм (фото №1)
2. Вставьте плотно к дыроколу бумагу (фото №2).
3. Убедитесь, что стопка документов выровнена так, чтобы они лежали ровно относительно друг друга.
4. Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку (фото №3-4).
5. Переверните документы и повторите пункты 2-4 (фото №5-7).
6. В соответствии с фото №9-№12 прошейте документы нитью.
7. Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 14 сантиметров (фото №13).
8. Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить, расположенная между тремя отверстиями, не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут плохо открываться (фото №14)
9. Сделайте дополнительный узел. Узел должен располагаться под наклейкой (фото №15).
10. Подготовьте бланк для наклейки. Примерно 3х5 см. Скачать форму бланка «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» вы можете по ссылке в конце статьи.
11. Пронумеруйте документы.
12. Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. Заполните скрепительный бланк. Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах (фото №16).

Чаще всего, для сшивания бумаг используют банковские шпагаты, лавсановые ленты или прошивные нити. Если под рукой не оказалось таких материалов, допускается пользование суровыми нитями. Если вы используете хлопчатобумажные нитки, их следует сложить в 8-10 слоев, в этом случае сшивка будет достаточно прочной.

Как правильно прошить документы по ГОСТ

Прошивка документов не осуществляется по единому регламенту. В ГОСТ Р 7.0.8. — 2013 «Делопроизводство и архивное дело» указаны общие требования. Описание процедуры отсутствует.

Рассматриваемый процесс регулируется рекомендациями Росархива. Пункт 3.5.3 отмечает, что при оформлении документов предусматривается их подшивка, переплет.

Чтобы прошить документацию правильно, стоит придерживаться отраслевых нормативных актов, в которых описаны правила, по которым прошивают официальные документы. Представляем перечень этих нормативных актов:

• Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм.
• Типовая инструкция по делопроизводству.
• Инструкции по документированию Центробанка России.

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.

Среди них необходимо выделить следующие:

• методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;
• п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
• п.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.;
• п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).
• ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Базовыми, т.е. такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

• обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.);
• прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов;
• копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать;
• прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата.
• Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Федеральный закон «Об архивном деле» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения (статья 17). Каким именно образом (в том числе – прошивкой или переплетом) должна быть обеспечена сохранность документов в архивах организаций – об этом Закон не говорит.

Сшивать оригиналы и копии документов нужно по ГОСТ Р61141-98. По количеству отверстий можно сшивать бумаги с разным числом проколов: от 2 до 5. Свободный конец должен достигать в длину не менее 7 сантиметров, чтобы можно было легко завязать узел.

Из инструментов и расходных материалов нужно использовать нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки. Нумеруется листы арабскими буквами, начиная с «единицы», номера в стандартных случаях проставляются в верхнем правом углу листа.

Заверительный лист приклеивается на тыльную сторону документа и содержит информацию о сшитых бумагах. На нем также указываются название организации, ФИО и должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой.

Печать ставится так, чтобы часть ее была на листе, часть – на самом документе.

Правила сшивания документов ГОСТ

• Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
• Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
• Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

Пошаговое руководство по прошивке от а до я

Прошивка (шнуровка) документов:

• Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.
• Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по ниже приведенным причинам.

Документы, в особенности в большенном объеме, нуждаются в правильном группировании и классификации. Это дозволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск подходящих бумаг. Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет трудности.

Почему в особенности принципиально прошивать документацию?

• Сгруппированные дела занимают меньше места.
• Ими удобнее воспользоваться.
• В пронумерованных и сшитых бумагах тяжело поменять листы – это обезопасит компанию от мошенничества и упростит функцию официальных проверок.
• Если бумаги прошиты некачественно, это может стать предпосылкой для отказа в партнерской работе компании.

В неких вариантах верно прошитые дела требуется предоставить для проверки в муниципальные либо контролирующие органы, также по просьбе остальных организаций.

При оформлении бумаг не надо подшивать документы, которые могут быть затребованы для проверки.

Кто занимается оформлением документов?

Кажется, что вроде ничего сложного в том, чтобы прошить бумаги, нет. Но на самом деле не все так просто. Есть определенные правила, по которым это делается. Если вы хотите сделать подшивку газет или журналов для пользования внутри организации, то это одно. А вот если перед вами стоит задача подготовить документы в архив или налоговую, или еще куда-то, то тут нужно подойти к работе со всей ответственностью, иначе вы рискуете получить бумаги обратно. Причиной отказа может послужить неверное оформление.

Таких случаев очень много. А все из-за того, что не знаем, как правильно прошить и пронумеровать документы. Образец оформления вряд ли предоставят в налоговой или архиве.

Сейчас работает достаточное количество фирм, занимающихся прошивкой документов. Вы можете прибегнуть к их услугам. У них, безусловно, большой опыт работы. Они предложат большой ассортимент обложек. Но это не всегда удобно. Дело в том, что типографии бывают переполнены заказами. А вам, предположим, нужно срочно сделать эту работу. Как тогда быть? Остается только самому заняться этим вопросом.

Делаем книгу самостоятельно

Прежде чем заняться переплетом подготовленного текста, внимательно изучите мастер-класс, представленный ниже. Он поможет разобраться с тонкостями и нюансами потетрадного скрепления страниц.

Пошаговая инструкция. Распечатываем текст на бумаге А4 и складываем каждый лист пополам, собирая из них тетрадку. Каждая тетрадка состоит из четырех, согнутых посредине, страниц.

Будем собирать творение из восьми тетрадей.

Далее необходимо хорошенько прижать заготовки друг к другу.

Пока будущая книга находится под прессом, делаем шаблон для прокалывания отверстий. Через них будут сшиваться листы книги.

С помощью шаблона делаем разметку заготовок.

Прокалываем отверстия в каждой тетради, используя шило.

Подготавливаем тесьму для переплета, закрепляя ее на краю стола скотчем.

Сшиваем тетради между собой, внимательно следя за нумерацией страниц. Для удобства в работе используем какой-нибудь груз, чтобы детали не ездили по рабочей поверхности и не сдвигались одна относительно другой.

Концы ниток завязываются обычным узелком.

Начиная с третьей брошюры, нить закрепляем так, как показано на фото.

Закрепляем книжный блок узлом.

Далее снова помещаем будущую книгу в пресс таким образом, чтобы краешек выступал из него. Можно просто расположить на краю стола и прижать грузом.

Статья по теме: Ажурная туника спицами на лето для полных: схемы и описание

Промазываем корешок ПВА, чтобы он склеился и в таком положении даем блоку высохнуть.

После этого приклеиваем форзац.

Теперь необходимо выровнять книгу. Для этого используем канцелярский нож, кусок пластика, фанеру, струпцину. Доска будет служить своеобразной линейкой, поэтому следите, чтобы она была ровной. Традиционный измерительный прибор не подойдет, так как его будет сложно удержать.

Клеим на корешок марлю и капталы.

Теперь займемся обложкой. С помощью термоклея, картона и ткани изготавливаем переплет. Можно вместо материала использовать обои или любую другую нарядную бумагу на ваш вкус.

Собираем все детали книги воедино.

Эксклюзивный авторский экземпляр готов.

Меняем старую обложку на новую

Обложка – первое, на что нужно обратить внимание, оценивая состояние книги. Если отсутствуют или сильно повреждены ее передняя или задняя части, в плачевном состоянии форзацы, то не остается ничего другого, как сделать новую

Или использовать подходящую от какой-нибудь другой книги, которой не жалко пожертвовать. Для начала рассмотрим второй вариант, как наиболее простой:

1. Аккуратно отделяем требующую замены обложку от основного блока реставрируемой книги, стараясь максимально сохранить ее целостность.
2. Подходящую готовую обложку от другой книги очищаем от остатков клея и бумаги. Здесь главное, чтобы она соответствовала нужным размерам.
3. Если удалось подобрать подходящую обложку целиком, тогда остается подумать лишь об оформлении. Для этого можно использовать хорошо сохранившиеся фрагменты от старой обложки. Отсканировать их, подправить, например в фотошопе, распечатать на цветном принтере и наклеить на лицевую, тыльную стороны и на корешок. Но можно проявить творческую фантазию и сделать оформление оригинальным авторским.

Подготовка книги или работа с листами

Распечатать книгу можно любого размера, оптимальным же является формат А5. Распечатав стопку (или, быть может, вы хотите отреставрировать старое издание), ее необходимо выровнять. Для этого, постукивая об доску или рабочий стол со всех сторон, соберите все листы в ровную стопку. Перед этим не забудьте внимательно просмотреть их, чтобы они были ровными, красивыми и полностью пропечатанными.

Когда края станут, на ваш взгляд, ровными, очень аккуратно положите стопку на доску так, чтобы будущий корешок немного выступал за ее пределы на несколько миллиметров. Так удобнее наносить клей. И также аккуратно положите наверх стопки вторую доску — пресс. Густо смажьте выступающий край книги клеем, можно в несколько слоев. Дайте ему подсохнуть, достаточно 2–3 минут, но лучше выждать 5–7.

Есть еще один способ, как создать твердый и крепкий корешок. Этим методом чаще всего пользуются в типографии. Называется он «тетрадка». Правда, в этом случае вам придется проделать немного больше работы. Каждую тетрадку (стопку по 6 листов) придется прошивать вручную или на качественной машинке для шитья.

Кроме того, чтобы книга не выглядела квадратной, придется подравнивать края, что в домашних условиях сделать практически невозможно.

Когда клей подсохнет, пачку можно двигать. Но все же аккуратно снимите верхнюю доску и не спеша сдвиньте корешок обратно на стол. Зажмите будущую книгу между досок двумя струбцинами. Оставьте на несколько часов. В идеале на засыхание клею ПВА необходимо 12 часов, но продолжить работу можно уже через 3–4.

Зажимать книгу струбцинами без досок нельзя, иначе останутся следы.

Первоначальная склейка листов необходима для того, чтобы пачка прочнее держалась, не сдвигалась и с ней удобнее было потом работать. Это важный этап мастер-класса, как в домашних условиях переплести книгу.

Требования к сшиванию

На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:

• Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
• ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
• Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
• Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
• Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
• Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
• Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Похожие записи:

• Какие льготы положены малоимущим в Пермском крае
• Нужно ли растамаживать машины из Белоруссии в России в 2024 году
• Пенсия по инвалидности в Москве 2 группа