Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие расходы принять к авансовому отчету в случае командированного на автомобиле в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
Как бухгалтеру справиться с «командировочным» беспокойством
Расчеты по командировочным, на первый взгляд, кажутся простыми: выдал деньги подотчетнику — получил авансовый отчет — отразил расход в учете. И все же есть много ситуаций, которые могут поставить в ступор не только новичка в бухгалтерии, а даже и опытного бухгалтера. Причем решение в каждом случае надо искать индивидуально, например:
- Когда безопаснее включить в доходы сотрудника командировочные суммы, по которым он не оформил авансовый отчет?
- Облагаются ли взносами деньги, выплаченные взамен суточных сотрудникам, направленным в однодневные командировки?
- Можно ли принять к вычету НДС по проездным документам, если авансовый отчет представлен с опозданием?
- Облагаются ли НДФЛ безотчетные суммы при командировках в ДНР и ЛНР?
А с развитием цифровых технологий вопросов становится еще больше. Так, ЦБ в ближайшее время собирается тестировать применение цифровых рублей, и командировочные расходы это точно затронет. Например, знаете ли вы ответ на вопрос — можно ли выдать подотчетную сумму на командировку цифровыми рублями?
В период командировки работнику продолжает начисляться средняя заработная плата, рассчитанная за предыдущие 12 месяцев. Если в это время попадаются выходные или праздничные дни, они рассчитываются по двойной тарифной ставке. Другой вариант (если есть договорённость с работодателем) — оплатить стандартный тариф, но предоставить дополнительные дни отгула после командировки.
Командировочные расходы и зарплата — какой счёт использовать? Начисление заработной платы, удержание НДФЛ и начисление страховых взносов происходит по стандартным проводкам:
- Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 70 начислена зарплата;
- Дт 70 — Кт 51 перечислена зарплата;
- Дт 70 — Кт 68 удержан НДФЛ;
- Дт 68 — Кт 51 перечислен НДФЛ;
- Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 69 начислены страховые взносы;
- Дт 69 — Кт 51 перечислены страховые взносы.
Электронные авиабилеты давно вытеснили традиционные. Электронные посадочные талоны все увереннее заменяют бумажные аналоги. С точки зрения удобства пассажира, это, вероятно, хорошо, но бухгалтеру технический прогресс в этой области создает сложности.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к расходам на командировки отнесены затраты на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Как видим, возможность учета расходов сопряжена именно с фактом потребления услуги по перевозке, а не просто с покупкой билета. Ведь купленный билет можно было впоследствии обменять или сдать и добраться до места командирования (или обратно) другим способом или даже тем же рейсом, но по иному – более экономичному – тарифу. При этом на руках у пассажира все равно остается маршрут-квитанция электронного авиабилета, которую можно приложить к авансовому отчету. Работодатель рискует завысить расходы, учесть фактически документально неподтвержденные затраты.
Тем временем, посадочный талон у пассажира должен быть обязательно, но он может быть как распечатан им самостоятельно или получен на стойке регистрации в аэропорту, так и может быть оформлен в электронном виде (п. 84 Федеральных авиационных правил, утв. Приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82).
Минфин России и ФНС России многократно подчеркивали: организация должна удостоверить потребление услуги воздушной перевозки любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт перевозки работника именно по билету, приложенному к авансовому отчету. Это может быть бумажный посадочный талон со штампом о прохождении досмотра в аэропорту или любой другой релевантный документ (см. Письма Минфина России от 16.01.2023 № 03-03-06/1/2011, от 10.11.2022 № 03-03-06/3/109215, от 17.05.2022 № 03-03-06/2/45045, от 20.01.2022 № 03-03-07/3198, от 28.02.2019 № 03-03-05/12957, от 17.12.2018 № 03-03-07/91528, от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65429, Письма ФНС России от 13.10.2022 № СД-4-3/13732@, от 11.04.2019 № СД-3-3/3409@ и многие другие).
Казалось бы, налогоплательщикам дали полную свободу: подойдет любой документ, свидетельствующий о состоявшемся перелете. Но если задуматься, то что же это может быть?
Например, в Письме от 28.02.2020 № 03-03-06/1/14640 Минфин России отмечает: «в случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию». Отлично! Получим справку и вопрос решен! Но вот беда, справку о подтверждении факта перелета не так просто получить. Процитируем правила одной из крупнейших авиакомпаний:
- Заполните бланк заявления для выдачи справки о подтверждении факта и стоимости перелета.
- Оплатите стоимость услуги — 1 000 ₽. Платит за справку только заявитель. Оплаченные другим лицом справки в работу не принимаются.
- Лично передайте заявление и копию квитанции об оплате через авиакассу компании (прим. авт. – личный визит нужен, поскольку справка содержат персональные данные пассажира).
- Если в населенном пункте нет авиакассы-партнера, то заявление и квитанцию об оплате можно отправить почтой по адресу авиакомпании, предварительно заверив подпись на заявлении нотариально.
- Срок обработки заявления — от 15 до 30 дней.
- Справка выдается только тому, кто совершил перелет.
Отражение расчетов по загранкомандировкам
Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.
На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:
-
аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);
-
выдана корпоративная банковская карта в валюте;
-
аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);
-
выдана корпоративная банковская карта в рублях.
Использование в командировке услуг такси
Расходы на такси в командировке в 2023 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст. 168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем. При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.
Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.
Основное о командировках
Служебные поездки на предприятии регламентируются законодательством Российской Федерации. Выделим основные положения, раскрывающие само понятие командировки:
- Командированным может быть только тот сотрудник, который официально числится в штате организации.
- Поездки в подразделения и филиалы компании, расположенные в другом городе, равно как и поездки к контрагентам или на производственные объекты, также являются командировками.
- Если работа сотрудника связана с постоянными разъездами (водители, машинисты, рабочие по обслуживанию), их очередная поездка командировкой считаться не будет.
- Выезды по личным делам и другие поездки, не сопровождающиеся оформлением соответствующего Приказа, командировками не считаются.
Обратите внимание, что любая командировка должна быть всегда и полностью оплачена компанией — расходы на билеты в командировке, проживание, питание или другие виды расходов, понесенные сотрудником в поездке при выполнении служебного задания должны быть полностью ему компенсированы.
Однако независимо от вида расходов, компенсация их возможна только при предъявлении сотрудником соответствующих подтверждающих документов в рамках авансового отчета по командировке.
И еще один важный момент — командировочные расходы не должны превышать установленные лимиты в компании.
При утере подтверждающих документов
Так как сегодня всё большую популярность набирает электронный формат, риск утери билетов или чеков, подтверждающих расходы в командировке, сводится к минимуму — их в любой момент можно распечатать заново. Несмотря на это, каждый командированный сотрудник должен знать, что:
- Без предоставления подтверждающей документации, руководитель имеет право не компенсировать проездные или любые другие виды расходов, понесенных в командировке.
- Полный комплект отчетных документов необходим бухгалтерии для того, чтобы учесть командировочные расходы при налогообложении.
Сотрудникам некоммерческих или бюджетных организаций при утере подтверждающих документов затраты на проезд компенсируются в минимальном размере:
- для ж/д транспорта: по цене билета в плацкартный вагон не скоростного поезда;
- для водного транспорта: по цене проезда в каюте группы 10 для морского, каюте группы 3 для речного.
- для авто транспорта: по средней стоимости поездки до пункта назначения на автобусе.
С воздушным транспортом дела обстоят сложнее, так как при его использовании, командированный сотрудник должен передать в бухгалтерию не только билет, но и посадочный талон. Поэтому при утере талона на посадку необходимо обратиться к компании-перевозчику с просьбой предоставить справку, содержащую те же данные, что и утерянный документ.
Если авиакомпания не выдает справок, подтвердить факт перелета по служебным делам можно попробовать с помощью приказа руководителя компании о командировке, квитанции о проживании в отелях или гостиницах, распечатанной маршрут-квитанции. Однако, во избежание споров при налоговой проверке, лучше настоять на справке от перевозчика или не учитывать затраты на проезд в расходах.
Помните, что окончательное решение лежит на плечах руководителя компании — при отсутствии полного пакета подтверждающих документов руководитель имеет полное право лишить командированного сотрудника компенсации расходов .
Бухгалтерский и налоговый учет
Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.
|
Дебет |
Кредит |
Операция |
|---|---|---|
|
20, 25, 26, 44 |
73 |
Компенсация начислена и учтена в расходах |
|
73 |
50, 51 |
Выплачено возмещение издержек |
Расчет размера возмещения
Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:
Возмещение за пользование и естественный износ машины;
Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).
В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:
Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.
А письмо ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@. По этому документу советуют определять интенсивность использования транспортного средства.
Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение. Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.
Суточные: налоговый учет
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Учет командировочных расходов: проводки
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
Как оформить авансовый отчёт по чекам
Авансовый отчет — хлеб начинающего налогового инспектора. Там всегда найдется чем поживиться: то чека нет, то НДС не выделен, а то и вовсе расходы непроизводственные. Но при хорошо обученных подотчетниках крупных сумм инспектору не найти.
Чтобы знать, с кого спрашивать, утвердите приказом перечень работников, имеющих право получать деньги под отчет. Объясните избранным, что их статус повысился: теперь они не только привозят товар — им доверено составлять авансовые отчеты.
В приказе пропишите главные запреты: деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.
Указания по заполнению авансового отчета, утвержденные постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55, не могут служить полноценной инструкцией. Но пренебрегать ими не стоит: в них четко обозначено, что авансовый отчет составляет именно подотчетное лицо.
Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетнику. Но делать такое исключение лучше лишь для руководства фирмы. Самостоятельное составление авансовых отчетов излечит сотрудников фирмы от провалов в памяти и заставит относиться к документам серьезно.
В идеале каждый подотчетник должен помнить, как «Отче наш. «, что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Для того чтобы фирма не теряла на налоговых вычетах по НДС , подотчетнику достаточно иметь при себе всего лишь обычную доверенность по форме № М-2.
Запишите в памятке: «Товарные чеки бухгалтерия принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях. Использование товарных чеков приводит к тому, что наше предприятие платит больше налогов. Поэтому приобретение товаров подтверждайте накладной и счетом-фактурой с выделенным в них НДС».
Особое внимание — чеку кассового аппарата. Без него не принимайте ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой.
В командировку на автомобиле: документы для оформления, налоги и взносы с выплат
В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.
| cотрудника | работодателя | ||
| аренда | компенсация за использование | ||
| Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ) | • | — | — |
| Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410) | • | — | — |
| Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421) | •* | — | — |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ) | — | • | — |
| Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение) | • | • | • |
| Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения) | • | • | • |
| Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения) | • | • | • |
| Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14) | • | • | • |
Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.
Для правильного оформления документов, принимаемых к авансовому отчету в 2023 году, необходимо учесть следующие требования:
1. Наличие всех необходимых документов:
- Заявление на авансовый отчет.
- Табели временных затрат.
- Документы, подтверждающие фактическое оказание услуг или выполнение работ (акты выполненных работ, счета и др.).
- Копии билетов, заказов на авиаперелеты, железнодорожные билеты или других документов, подтверждающих совершение командировочных расходов.
- Документы, подтверждающие фактическое пребывание в командировке (счета за проживание, квитанции об оплате проживания в гостинице, накладные и др.).
- Документы, подтверждающие расходы на питание (кассовые чеки, квитанции об оплате в ресторанах и кафе).
2. Правильное заполнение документов:
- Все необходимые поля должны быть заполнены.
- Даты и суммы расходов должны быть указаны в соответствии с действительными данными.
- Документы должны быть подписаны и заверены руководителем организации или уполномоченным лицом.
3. Соответствие требованиям к оформлению:
- Документы должны быть представлены в печатном виде или в электронном виде (соответствующие электронные подписи).
- Оригинальные документы должны быть представлены при необходимости проверки.
Соблюдение этих правил поможет избежать отказов при сдаче авансового отчета и обеспечит быстрое и эффективное рассмотрение документов.