Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Памятка для подотчетника в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Какие документы приложить
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
Если сотрудник проживает в частном секторе, то допустимо приложить договор с собственником жилья, сдавшим помещение для проживания в аренду, и расписка в получении оплаты. В документах должно быть достаточно информации о физическом лице, оказавшем услугу, чтобы идентифицировать его личность.
Когда деньги выдаются на приобретение ТМЦ, то основанием служит накладная, кассовый и товарный чек.
Составляем инструкцию для подотчетных лиц
Поскольку документы, приложенные к авансовому отчету, являются основанием для учета произведенных затрат, они должны быть оформлены в надлежащем виде. Именно в этом пункте отражаются все основные моменты и нюансы оформления оправдательных документов, на которые должен обращать внимание подотчетный сотрудник. Он отвечает за представляемые документы, а потому должен понимать, что при наличии каких-либо ошибок в них бухгалтер имеет право не принимать к учету произведенные расходы. В инструкции может быть указан перечень конкретных документов, предъявляемых при совершении той или иной операции, а также приведены правила оформления всех полей в них, обязательных к заполнению.
Главной целью составления инструкции является соблюдение законодательства в области расчетов с подотчетными лицами, а также определение порядка действий, которые совершаются в отношениях подобного рода. В соответствии с этой целью можно определить задачи, которые решаются при использовании данной инструкции:
Чтобы избежать таких ситуаций, нужно установить, а лучше записать в памятке подотчетнику, что вся первичка оформляется только на фирму. Можно проводить покупки через сотрудников, у которых есть деньги в подотчете. Если таких не найдется, то придется переписывать кассу ради нескольких рублей аванса, якобы выданных подотчетнику.
Высший пилотаж – смета расходов канцтоваров (хозтоваров), утвержденная руководителем фирмы. Это простой расчет «сколько чего фирме требуется». Его можно составить на основании статистики прежних лет (года, квартала, месяца). Конечно, списать канцелярские и хозяйственные товары можно и без сметы. Но ее наличие показывает, что на фирме учтено все – вплоть до клочка бумаги. В итоге инспектору будет не так обидно остаться ни с чем. Начальству он может сказать: «С таким учетом что я мог найти?»
Формирование первичных документов на бумажном носителе
При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.
Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):
-
при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;
-
при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).
* * *
В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:
1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).
2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.
3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.
4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.
5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.
6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.
7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.
Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.
В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:
-
0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;
-
0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;
-
0510451 – требование-накладная;
-
0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;
-
0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;
-
0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.
В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:
-
0509211 – карточка учета капвложений;
-
0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.
Как выдать деньги под отчет по новым правилам в 2021 году
К выдаче повреждённых денег ЦБ отнёсся гораздо строже. В указаниях прописали, что кассир не должен выдавать наличные, у которых есть хотя бы одно из повреждений (абз. 6-15 п. 2.9 Положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П):
- загрязнения поверхностей, которые снизили яркость рисунка более чем на 8 %;
- посторонние надписи, рисунки, штампы;
- контрастные пятна с диаметром от 5 мм;
- разрывы краёв длиной от 7 мм;
- сквозные отверстия и проколы диаметром от 4 мм;
- надрывы, заклеенные скотчем;
- утраченные углы площадью от 32 мм²;
- утраченные края, если банкнота уменьшилась на 5 мм или больше;
- частично утраченный из-за потёртости или обесцвечивания красочный слой.
Если есть хотя бы одно повреждение из вышеназванных, деньги надо сдать в банк.
Кассир обязан проверить, что выдаёт деньги тому человеку, который указан в документах. Раньше требования к проверке были серьёзнее: надо было запрашивать паспорт, предусматривался особый порядок работы с доверенностью. Теперь это не обязательно: кассир сам может решать, как проверить получателя.
Изменения в порядке ведения кассовых операция касаются в первую очередь работодателей, у которых есть подотчетники. Это и предприниматели с наемным персоналом, и организации. Новый порядок выдачи денег в подотчет в 2021 году предусматривает следующие особенности:
- Согласно п. 6.3 № 3210-У
- при выдаче денег подотчет требуется оформить или заявление работника, или приказ (другой распорядительный документ) руководителя. Составлять, как это было ранее, оба документа не нужно.
- Приказ на выдачу средств можно заполнить сразу на несколько подотчетников с указанием ФИО, сумм и сроков выдачи по каждому из них.
- Упразднен обязательный 3-дневный срок сдачи авансового отчета – теперь руководители вправе самостоятельно устанавливать срок, в течение которого подотчетное лицо обязано предоставить авансовый отчет, а также подтверждающие документы к нему.
- Расширены требования к работе с наличностью кассиров – нельзя выдавать грязные или поврежденные наличные деньги; купюры с пятнами, рисунками, надписями, оборванными краями, отверстиями, оторванными углами. Банкноты даже с одним повреждением требуется сдать в банк. При приеме и выдаче наличных кассир должен проверять их платежеспособность (п. 5.1, 6.2 № 3210-У).
- Отмен максимальный лимит средств к выдаче в подотчет – сколько можно максимально выдать подотчетному лицу, руководитель решает самостоятельно. Сумму он указывает на приказе или заявлении сотрудника. Если работник будет от имени предприятия рассчитываться с контрагентами (ИП или юрлицами), помните об ограничении в 100 000 рублей по отдельной сделке. В этом случае не рекомендуется выдавать подотчетнику больше, чтобы избежать нарушений.
- Отменена обязанность кассира проверять паспорт получателя средств – требуется только удостовериться, что деньги выдаются тому человеку, кто указан в расчетном документе (кассовом ордере или ведомости). Как именно идентифицировать получателя, решает сам кассир.
- Исключена обязанность депонирования остатка невыданной зарплаты – теперь не нужно проставлять в ведомости отметку о депонировании. Если зарплата выдана не в полном объеме, средства можно направить на расчеты с другими сотрудниками или оставить в кассе с учетом ее лимита.
Обратите внимание! Еще одно нововведение будет актуальным для обособленных подразделений. По новым правилам ОП вправе не вести кассовую книгу при условии, что наличные деньги им не хранятся, а после каждой смены передаются в кассу головной организации.
- Издайте приказ с перечнем лиц, кому можно выдавать подотчет в 2021 году. Теперь деньги могут получать и те, кто не отчитался за прошлые авансы.
- Получите заявление работника или составьте приказ на выдачу подотчетных средств.
- Выдайте утвержденную руководителем сумму подотчетному лицу.
- Получите с подотчетника авансовый отчет с подтверждающими документами.
- После утверждения отчета верните работнику перерасход или взыскайте неиспользованный остаток.
Назначение авансового отчета
Авансовый отчет является важным инструментом регулирования расходов в части командировочных и учетных сумм. Его назначение — обеспечить прозрачность и контроль за использованием денежных средств, выданных сотрудникам организации на личные командировочные расходы.
Согласно новым правилам, сотрудники должны получать и заполнять авансовый отчет по командировочным расходам. Форма заполнения авансового отчета регламентируется должностным регламентом и командировочной декларацией.
Авансовый платеж позволяет сотрудникам использовать выданные деньги на личные нужды, связанные с командировками. Однако указанные расходы должны быть обоснованными и соответствовать правилам и условиям, принятым в данном учреждении.
Основное назначение авансового отчета — возмещение работнику расходов, представленных во время командировки. Сумма в авансовом отчете рассчитывается на основании сметы предполагаемых расходов и может включать расходы на проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы.
Если работник получает меньше суммы, указанной в предварительном отчете, он должен вернуть организации неполученные деньги. В противном случае, если сотрудник потратил больше суммы, указанной в отчете, необходимо вернуть дополнительную сумму.
Цель отчетности по вкладам — ответственное расходование средств, которое может контролироваться и прозрачно отслеживаться учреждением. Как организация, так и работник заинтересованы в том, чтобы указанные расходы соответствовали нормам и не превышали установленных лимитов.
Изменения в правилах подотчета с 2024 года
С 2024 года вступают в силу новые правила подотчета, которые повлияют на порядок их составления и предоставления. Эти изменения были внесены с целью облегчить процедуру подотчетности, сделать ее более прозрачной и удобной для всех участников.
Одной из главных новаций является переход к электронной форме подотчетных документов. Теперь все отчеты и документы должны быть представлены в электронном виде. Это позволит сократить бумажную работу, минимизировать вероятность ошибок при заполнении и ускорить процесс их обработки и проверки.
Также с 2024 года будет введено новое требование по обязательному указанию причины и цели совершения каждой потраченной суммы. Это позволит более точно контролировать расходы и их соответствие установленным нормам и правилам. Кроме того, будет введен лимит на сумму подотчетных расходов для каждого сотрудника, что также способствует контролю за использованием средств.
Для удобства составления и предоставления отчетных документов будет создан специальный онлайн-сервис, где сотрудники смогут быстро и легко заполнить необходимые поля и загрузить сканы необходимых документов. Такой подход позволит сделать процесс подотчетности более эффективным и удобным для всех участников.
Влияние новых правил на малые и средние предприятия
Введение новых правил подотчета в 2024 году может оказать существенное влияние на деятельность малых и средних предприятий. Эти изменения повлекут за собой необходимость внесения корректировок в бухгалтерскую отчетность и изменение процессов ведения учета.
Во-первых, новые правила потребуют от малых и средних предприятий более детального и прозрачного учета расходов и доходов. Это может привести к необходимости более тщательно отслеживать и документировать все транзакции, что потребует дополнительных ресурсов и времени.
Во-вторых, предприятиям придется адаптировать свои системы учета и отчетности под новые требования. Многие малые и средние предприятия могут столкнуться с ограничениями в своей бухгалтерской инфраструктуре и необходимостью внедрения нового программного обеспечения или обучения сотрудников.
Кроме того, новые правила подотчета могут повлиять на финансовое состояние малых и средних предприятий. Введение более строгих правил подотчета может привести к увеличению расходов на учет и отчетность, что может отразиться на прибыльности и конкурентоспособности предприятий.
В целом, влияние новых правил на малые и средние предприятия будет зависеть от их готовности и возможностей приспособиться к изменениям. Необходимо аккуратно проработать все аспекты новых правил, обеспечить соответствие требованиям и гарантировать эффективную адаптацию предприятий к изменяющейся бухгалтерской практике.
Особенности принятия кассовых чеков у подотчетника в 2024 году
В 2024 году вступают в силу новые правила, которые регулируют процесс принятия кассовых чеков у подотчетника. Эти правила вводятся с целью усовершенствования и упрощения процедуры работы с кассовыми документами.
В соответствии с новыми правилами, подотчетники, которые получают кассовые чеки от своих работников или подчиненных, должны выполнять следующие действия:
- Проверка чека на наличие всех обязательных реквизитов: проверяется наличие даты и времени покупки, имени организации-продавца, адреса места продажи, наименования и количества товара или услуги, цены и общей суммы.
- Проверка подписи на чеке: подпись на кассовом чеке должна быть осуществлена лицом, имеющим право совершать операции от имени организации-продавца. Подпись должна соответствовать подписям в других документах, предоставленных организацией-продавцом.
- Запись информации о чеке в учетную систему: все данные о принятых чеках должны быть внесены в учетную систему подотчетника. Данная информация необходима для дальнейшего контроля и анализа финансовой деятельности.
Важно отметить, что новые правила также устанавливают срок, в течение которого подотчетник обязан провести проверку и запись полученных чеков. Данный срок составляет 3 рабочих дня с момента получения кассового чека.
Соблюдение данных правил позволит упростить процедуру работы с кассовыми чеками у подотчетника и обеспечить контроль за финансовыми операциями организации.
Ответственность за неправильные кассовые чеки
В случае предоставления неправильных кассовых чеков подотчетниками, ответственность за это лежит на самих подотчетниках. При принятии кассовых чеков от подотчетников в 2024 году, рекомендуется внимательно проверять их правильность и соответствие установленным требованиям.
Подотчетник, предоставивший неправильный кассовый чек, может нести ответственность в виде штрафа или иных мер, предусмотренных законодательством. Кроме того, в случае выявления недостоверности информации в кассовом чеке, работодатель или организация могут отказаться от признания такого чека и не возмещать подотчетнику соответствующие расходы.
Подотчетникам следует быть внимательными при составлении кассовых чеков и соблюдать все требования, предусмотренные налоговым законодательством. В случае возникновения сомнений или неопределенностей по составлению кассового чека, рекомендуется проконсультироваться с налоговым консультантом или специалистом в этой области.
В целях минимизации рисков связанных с неправильными кассовыми чеками, работодателям рекомендуется проводить обучение подотчетников правилам составления и предоставления кассовых чеков, а также регулярно проводить аудит и контроль за правильностью предоставляемых чеков.
В качестве резюме, следует отметить, что ответственность за неправильные кассовые чеки в 2024 году лежит на подотчетниках. Всем участникам данного процесса необходимо быть внимательными и ответственными при предоставлении кассовых чеков, соблюдать требования налогового законодательства и проконсультироваться с профессионалами при необходимости.
Выгоды принятия чеков от подотчетников
Принятие кассовых чеков от подотчетников в 2024 году обладает рядом значительных преимуществ. Вот несколько ключевых пунктов, почему компании должны рассмотреть возможность принять такие чеки:
1. Упрощение процесса учета расходов
Принимая чеки от подотчетников, компании могут значительно упростить процесс учета расходов. Это позволяет более эффективно отслеживать и анализировать расходы внутри организации, что является важным аспектом для планирования и контроля бюджета.
2. Усиление взаимодействия с подотчетными лицами
Принятие чеков от подотчетников позволяет усилить взаимодействие между компанией и подотчетными лицами. Это может положительно сказаться на взаимопонимании и доверии, а также способствовать более прозрачной и открытой коммуникации внутри организации.
3. Создание стимулов для ответственной траты средств
Принятие кассовых чеков от подотчетников может послужить стимулом для более ответственного отношения к расходам. Подотчетные лица будут более осторожными и осознанными при трате денежных средств компании, так как их действия будут контролироваться и проверяться через предоставление чеков.
4. Улучшение финансовой отчетности
Принятие чеков от подотчетников также способствует улучшению финансовой отчетности компании. Вся информация о расходах будет корректно и точно отражена в отчетах, что облегчит аудиторские проверки и предоставит более достоверную информацию о финансовом состоянии организации.
Принятие кассовых чеков от подотчетников – это не только удобство, но и стратегический шаг в развитии эффективного бухгалтерского процесса. Это позволяет компаниям более точно контролировать расходы и улучшить финансовую отчетность, а также стимулировать ответственное поведение подотчетных лиц в отношении бюджетных средств.
Бумажные чеки с электронной подписью
В 2024 году, в соответствии с действующим законодательством, можно принимать бумажные кассовые чеки с электронной подписью. Такие чеки имеют следующие особенности:
| Особенности | Описание |
|---|---|
| Электронная подпись | Бумажные чеки должны содержать электронную подпись, что гарантирует их подлинность и целостность. |
| Уникальный идентификатор | Каждый чек должен иметь уникальный идентификатор, который позволяет однозначно идентифицировать его. |
| Дата и время | Чек должен содержать информацию о дате и времени его выдачи, чтобы иметь возможность учесть его при подотчете. |
| Сумма | Важным параметром является сумма, указанная в чеке. Она должна соответствовать фактическим расходам подотчетника. |
| Информация о магазине | Бумажные чеки с электронной подписью должны содержать информацию о магазине или организации, выдавшей чек. |
| Система налогообложения | Важно учитывать, что бумажные чеки с электронной подписью могут приниматься только по системе налогообложения, предусмотренной законом. |
Таким образом, при подотчете в 2024 году можно принимать бумажные чеки, которые содержат электронную подпись и соответствуют указанным выше требованиям.
Разновидности кассовых чеков, допустимых к принятию:
Прием кассовых чеков ведется исключительно на официальных бланках, отпечатанных в специальной типографии и содержащих необходимую информацию о сделке. В соответствии с действующим законодательством, подотчетник может принимать следующие разновидности кассовых чеков:
- Простой кассовый чек – это самый распространенный тип кассового чека, содержащий информацию о сумме платежа, наименовании товара или услуги, а также дате и времени совершения операции.
- Электронный кассовый чек – это кассовый чек, сформированный исключительно в электронной форме и содержащий такую же информацию, как и простой кассовый чек. Электронные кассовые чеки на основе электронной кассовой системы являются основной формой кассовых чеков в современном мире.
- Банковский чек – это кассовый чек, выдаваемый банком и содержащий информацию о сумме платежа и банковских реквизитах. Банковские чеки широко используются при безналичных расчетах между предприятиями.
- Чек-ордер – это особый тип кассового чека, используемый при переводе денег между различными счетами компании. Чек-ордер содержит информацию о сумме, а также о счетах, с которых и на которые происходит перевод денег.
Важно помнить, что подотчетник может принимать только оригиналы кассовых чеков, не допускается принятие копий, сканов или факсимиле.
Бумажные кассовые чеки: основные правила и ограничения:
При выполнении расчетов с подотчетными лицами важно соблюдать определенные правила и ограничения по принятию бумажных кассовых чеков:
- Чек должен содержать все необходимые реквизиты: наименование организации, место и дата проведения операции, сумму платежа и налоговые данные.
- Чек должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства и не содержать скрытой информации или неверных данных.
- Экземпляр чека должен быть четким и разборчивым, без помарок или исправлений. Чек не должен быть поврежден, порван или размыт.
- Бумажный чек должен быть оформлен на бланке организации с штрих-кодом и регистрационным номером.
При принятии бумажных кассовых чеков подотчетником необходимо учитывать следующие ограничения:
- Чеки не должны превышать установленный законодательством лимит наличной оплаты.
- Подотчетник должен обязательно контролировать подлинность и достоверность информации в чеке.
- Недействительные или искаженные чеки не принимаются.
- Бумажные чеки должны быть приняты в течение срока хранения, установленного законодательством.
- Транснефть Финанс
- Северсталь ЦЕС
- РЖД-ТРАНСПОРТНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ
- Компания Braun
- Мостотрест
- Альфа-Банк
- Мособлгаз
- Газпромбанк
- МКУ Управление Делами Администрации
- ФКР Москвы
- Аппарат Мэра и Правительства Москвы
- ВТБ Лизинг
- Гипромез
- АНО Комплекс инжиниринговых технологий Курчатовского института
- Русское море
- Издательство Просвещение
- ИЦЛС Биотехнология
- ГУП Моссвет